Notion: Alles, was du wissen musst

25. Jan.

Notion: Erfahrungen und Features des bekannten Alles-in-einem-Tools

Okay, okay, okay.

Notion hat einiges richtig gemacht.

In den USA - und inzwischen auch in Deutschland - ist eine ganze Welle an Notion-Fans im Gange, ihr Leben, ihr Business (und die Weltherrschaft?) damit zu planen.

Fest steht: Notion ist hot. Trendy. Angesagt. Deswegen erfährst du in diesem Artikel alles, was du über Notion wissen musst.

Als Allererstes müssen wir aber klären, was Notion ist.

Wenn du es einfach willst: Notion ist ein Alles-in-einem Tool, mit dem sich Komplexes “auf digitales Papier” bringen lässt. Datenbank, Projektplaner, Tool-Liste und Inspirationssammlung in einem.

Es ist, als hättest du Asana und Google Docs und Excel und Trello und Evernote zusammengeschmissen, gut gerührt - und: Tadaaa! Notion kommt heraus. 💥🥳

Das macht es auch so cool. Es vereint die tollsten Dinge aus jedem Bereich der Tools, und immer mehr Creators und Solopreneure gehen dazu über, alles nur noch in Notion zu machen.

Also. Los geht’s.

Dieser Artikel enthält Affiliatelinks.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist Notion?

Notion (auch Notion.so genannt, das ist deren Domain) ist ein Produktivitäts-Tool. Mit super vielen Funktionen, die alles von Notizen über Datenbanken beinhalten.

Aber: Vielen Leuten fällt es schwer, zu beschreiben, was das Tool eigentlich kann. Es macht nämlich: Echt viel. Die meisten nennen es Projektmanagements-Tool, aber es wird auch oft als Notiz-App bezeichnet.

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Notion selbst nennt sich aktuell auf seiner Startseite einen “connected workspace”, also einen verknüpften digitalen Arbeitsplatz.

Im Juli 2023 hat The Information sogar von einem “Kult” um die App geschrieben. Und es stimmt: Diejenigen, die Notion verwenden, schwören darauf.

Allerdings ist es nicht ganz so einfach, “reinzukommen”.

Wenn du bei Notion loslegst, startest du mit einer Art weißem Blatt. Und damit haben natürlich manche Leute ihre Probleme - vor allem, wenn du noch nie etwas damit gebaut hast.

Du kannst aber sehr einfach starten und dir einfache Listen oder Dokumente aufbauen. Allerdings geht da noch viel mehr. Was uns auch schon direkt zur nächsten Frage führt:

Was macht man mit Notion?

Grob gesagt hilft dir das Tool dabei, Dinge, Aufgaben, Projekte oder auch Ablagen digital zu strukturieren.

Du kannst Listen haben, Boards, Kalender, Tabellen – und mit denen kannst du sogar Datenbanken erstellen, die automatisch miteinander verknüpft sind!

Konkret kannst du mit Notion alles organisieren, was digital ist - mit allen Optionen, die du auch von anderen Tools kennst. Allerdings kombiniert:

Dateien anhängen
Bilder einfügen
Code einbetten
Online-Content direkt einbinden

Und das geht alles an einem Ort – sag Au Revoir zu 5 Programmen mit 27 geöffneten Tabs in deinem Browser.

Für wen ist Notion das Richtige?

Wenn du ein Produktivitäts-Freak oder ein Organisations-Nerd bist, dann ist Notion dein neues Zuhause. 😎

Grob teilen sich die typischen Notion-Nutzer in zwei Kategorien: Private und Business-Nutzer.

Für die privaten Leute ist es oft so, dass sie “Tracker” oder persönliche Projekte anlegen, zum Beispiel darüber, welche Bücher du gelesen hast - oder wenn du eine Geburtstagsparty planst. Das heißt: Leute, die es privat toll finden, Dinge zu strukturieren und zu organisieren, lieben normalerweise Notion.

Die aber noch größere Gruppe sind vermutlich die Business-Nutzer.

Und da ist meist die Unterscheidung zwischen kleineren Unternehmen und ganz Großen.

Für Solopreneure und Creators ist Notion prädestiniert. Ein großer Teil der Youtube-Videos, die es so gibt, richtet sich an diese Gruppe. Es ist im Prinzip egal, ob du jetzt als Freelancer, Designer oder Blogger unterwegs bist, denn Notion gibt dir als kreativem Branchen-Menschen einen Überblick über all deine coolen Projekte und Ideen.

Das merkt man übrigens auch am Branding von Notion, das super ästhetisch ist.

Alleine das Notion-Logo… ich kann es gar nicht anders ausdrücken: Es ist soo schön! Das kleine N in der Box, der ganze Vibe mit den strichgezeichneten Männchen, die Optik in Schwarzweiß. Ein Traum jeglicher UX-Designer!

Deswegen ist Notion auch in kreativen Online-Kreisen super beliebt, seines UX-Interfaces wegen. (Auf gut Deutsch: Weil’s so schön ist!)

So startest du mit Notion

Notion hat ein riesiges Archiv an Hilfsartikeln und Anleitungen.

Wenn du dich nicht mit der großen Youtube-Tutorial-Auswahl beschäftigen möchtest, kannst du direkt in Notions eigenem “Neu bei Notion”-Guide starten.

Darin zeigt dir das Team in knackigen Videos:

Was Notion überhaupt ist
Wie Blöcke bei Notion funktionieren: Wie eine Art Lego-Baukasten kannst du dir aus einer Vielzahl verschiedener Blöcke alles zusammenbauen
Erste Seiten erstellen: So baust du einen komplett neuen Notion-Account mit deiner ersten Seite auf
Weitere Unterseiten erstellen
Einführung zu Datenbanken und was sie genau bedeuten und welche Eigenschaften Datenbanken haben
Wie du Seiten freigibst und mit anderen zusammenarbeitest

Das Coole ist auch: Notion stellt dir in ihrem Anfänger-Guide direkt schon 50+ Vorlagen zur Verfügung, damit du nicht bei Null starten musst.

Notion: Funktioniert das in Safari, Firefox und Chrome?

Notion funktioniert in allen gängigen Webbrowsern wie Firefox, Safari und Chrome problemlos.

Es gibt für diese Browser übrigens auch eigene Extensions wie den Notion Web Clipper. Der funktioniert nicht nur für alle Browser (siehe oben), sondern du kannst dir auch aus Tools wie Instagram, Twitter oder Pinterest direkt einzelne Beiträge oder Websites in Notion speichern.

Ohne das Tool, in dem du gerade bist, verlassen zu müssen.

Der Web Clipper ist suuuper praktisch, wenn du immer überall spannende Sachen findest und keine Zeit hast, sie “ordentlich” zu notieren.

Preise: Wie viel kostet Notion?

Wie verdient Notion Geld?

Notion hat ein klassisches Freemium-Modell. Das bedeutet: Es gibt einen gratis Tarif und bezahlte Tarife. Die bezahlten Tarife können die gratis Einsteiger-Abos querfinanzieren.

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So sehen die Abos von Notion aus

Es gibt für dich diese Möglichkeiten:

Im Plus-Abo bezahlst du 8 US-Dollar pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung (oder 10 US-Dollar, wenn du monatlich zahlst)
Im Business-Abo bezahlst du 15 US-Dollar pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung (oder 18 US-Dollar, wenn du monatlich zahlst)

Dazu kommst eventuell noch die AI-Gebühren (siehe unten), falls du Notions AI auch noch dazu haben willst.

Es gibt auch einen Enterprise-Taris, dessen Preise du nur herausfinden kannst, wenn du eine größere Demo buchst.

Was sind die Vorteile des bezahlten Accounts vs. Free?

Du hast kein Limit bei der Dateigröße für Uploads, du kannst so viel hochladen wie du willst! Und: Du kannst bis zu 100 Gäste (statt 10) einladen und bis zu 30 Tage lang den Versionsverlauf im Blick behalten (statt 7).

Was ist Notion KI?

Wie alle coolen Tools, die etwas auf sich halten, hat Notion eine KI-Integration gelauncht, und zwar im Februar 2023.

Notion KI ist integriert, das heißt, das Ganze hilft dir, deine ohnehin schon in Notion eingepflegten Daten besser zu verwalten, auszuwerten und zu strukturieren. Wie ein eingebautes ChatGPT kannst du damit verschiedene Sachen machen:

Notion AI fasst dir Notizen und lose geschriebene “Fitzel” zusammenfassen, sodass sie ordentlich geschrieben sind, einen Sinn ergeben und Notion AI auch direkt ausspuckt, was für dich eigentlich die To-do’s sind.
Notion AI schreibt deine Texte um, damit sie besser (oder souveräner oder was auch immer du willst) klingen
Notion AI übersetzt, korrigiert, bearbeitet und transformiert Texte, die du schon geschrieben hast

Grundsätzlich kann die AI alles, was du auch von ChatGPT kennst - mit dem Unterschied, dass die Daten schon da sind und du viel weniger Aufwand hast, das Tool zu “briefen”.

Was kostet Notion KI (AI)? Beziehungsweise: Ist Notion KI kostenlos?

Du kannst Notion AI zu allen “richtigen” Abos kostenpflichtig dazubuchen - außer dem iOS Personal Pro-Abo. Dieses enthält leider kein Notion AI. Also, falls du dieses Abo hast, kannst du kein Notion AI hinzufügen, ändern oder entfernen, solange du ein aktives In-App-Kauf-Abo hast.

Notion AI ist ein cooles Add-On für Notion-Pläne, sogar für die kostenlosen, für nur $10 pro Mitglied pro Monat. Wenn du den Jahresplan hast, gibt's sogar einen 20%-Rabatt auf die Pakete Plus, Business und Enterprise.

Bedeutet noch mal für dich zur Übersicht:

Notion AI kostet dich 8 Dollar pro Mitglied im Monat, wenn du jährlich abrechnest.
Wenn du lieber monatlich bezahlst oder den Free Plan nutzt, ist Notion AI immer noch zu haben – für 10 Dollar pro Mitglied im Monat.

Um Notion AI zu deinem Plan hinzuzufügen, musst du einfach der Boss deines Workspaces sein und dabei einen Desktop (also nicht die mobile Variante) benutzen. Geh einfach auf "Settings & Members" in der Seitenleiste, dann auf "Plans" und klicke auf "Add to plan" unter Notion AI. Ziemlich leicht, oder?

So funktioniert die Abrechnung von Notion AI: Wenn du das AI-Add-On zu deinem bestehenden bezahlten Plan hinzufügst, wird der Preis für die verbleibende Zeit deines aktuellen Abrechnungszyklus berechnet. Beim nächsten Abrechnungsdatum ist die AI-Add-On-Gebühr dann Teil deines normalen Zahlungsrhythmus.

Für Free-User, die Notion AI nutzen, startet das Abrechnungsintervall ab dem Tag, an dem du dich für Notion AI anmeldest. Ab dann zahlst du monatlich an diesem Tag.

Es gibt auch ein paar Limits für die Nutzung von AI-Funktionen, damit es fair für alle Notion AI-Nutzer bleibt. Je nach Nutzung kann dein Zugriff auf AI-Features begrenzt werden. Klingt abstrakt, ist es wohl auch… Damit wird wohl vorgebeugt, dass niemand die Tools scrapt oder nachbaut.

Ach ja, und dein Workspace bekommt auch ein paar kostenlose AI-Antworten. Check einfach "Settings & Members" auf dem Desktop, um zu sehen, wie viele du noch hast.

Wenn du alle kostenlosen AI-Antworten verbraucht hast, geht nichts verloren, keine Sorge. Ein Workspace-Eigentümer kann dann das AI-Add-On-Abo zu deinem Plan hinzufügen und du kannst weitermachen.

Welche Sprachen kann Notion AI?

Notion KI funktioniert neben Englisch auch auf Japanisch, Spanisch und auch auf Deutsch. Yeah!

Und apropos Sprache:

Kann man die App Notion auf Deutsch stellen?

Ja. Das geht - du kannst Notion komplett auf Deutsch nutzen. Das beantwortet dann auch schon direkt die (online immer noch) oft gestellte Frage:

Wann kommt Notion auf Deutsch?

Gute Nachrichten: Seit dem 13. Dezember 2022 ist Notion auf Deutsch verfügbar - das komplette Backend ist also übersetzt und du musst theoretisch kein Englisch mehr können.

Allerdings sind immer noch ein großer Teil der Youtube- und anderen Tutorials auf Englisch, von daher schadet es nicht, dich dort umzusehen.

Wenn du die Spracheinstellungen für deinen Notion-Workspace auf deinem Desktop ändern willst, dann mach folgendes: Geh zu den Einstellungen und klick dann auf "Sprachen und Regionen". Da kannst du dann Deutsch auswählen. So hast du dein Notion auf Deutsch eingestellt, wenn es dir lieber ist!

Ist Notion seriös?

Notion wurde schon 2013 von Ivan Zhao, Chris Prucha, Jessica Lam, Simon Last und Toby Schachman gegründet. Schon im September 2019 hat Notion vermeldet, über eine Millionen Nutzer zu haben.

Die App wird also von sehr, sehr vielen Leuten verwendet und die Firma dahinter ist inzwischen renommiert.

Wie sicher sind meine Daten in Notion?

Die Datenschutzfrage - natürlich stellt sie sich auch bei Notion für dich. Hier kommen die wichtigsten Fragen dazu. Wie immer in diesem Blog ist dies keine Rechtsberatung, da wir keine Anwälte sind.

Ist Notion eine Cloud? Wo speichert Notion die Daten? Was ist mit der DGSVO?

Notion ist ein US-Unternehmen und speichert Daten in der Cloud. Das heißt: Es gibt aktuell keine lokale Version von Notion, du kannst deine Daten also nicht “herunterladen”.

Stand Juli 2023 schreibt Notion: “Angesichts des jüngsten Schrems II-Urteils stützen wir uns bei der Aufstellung angemessener Sicherheitsvorkehrungen zur Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU auf die Standardvertragsklauseln.”

Weil der Nachfolger des gekippten Privacy Shields, nämlich das Data Privacy Framework gerade erst im Sommer 2023 herauskam, liegt nahe, dass sich Notion bald zertifizieren lassen wird.

Ist Notion privat?

Grundsätzlich kannst du bei Notion weitgehend steuern, wer welche Inhalte sieht.

Aber: Gehe am besten mit Notion um, wie du auch mit anderen Cloud-Systemen (die nicht gerade ein Passwortspeicher oder andere Tools miit Extra-Sicherheit) sind.

Das heißt: Vorsichtig.

Wenn du keine Passwörter oder Lohnangaben oder andere private Details in Google Sheets schreiben würdest (was du nicht tun solltest!), dann teile sie auch nicht in Notion!

Es gibt aktuell keine End-to-End-Verschlüsselung, aber das haben die gängigen Alternativen, die überall verwendet werden, auch nicht.

Außerdem musst du wie bei vielen Software-Tools davon ausgehen, dass Mitarbeiter Einsicht in deine Dateien haben.

Hochsensible Daten haben deswegen nichts in Notion zu suchen.

Was sind Notion-Templates?

Weil Notion für Anfänger normalerweise nicht sofort zu fassen ist, gibt es inzwischen einen florierenden Markt für Notion-Templates. Das bedeutet: Leute bauen ganze Boards für dich vor, ob das nun ein “Lese-Tracker” oder der komplette Workspace für dein Creator-Business ist.

So fängst du nicht bei Null an.

Bekannte Notion-Creators im englischsprachigen Raum sind zum Beispiel Marie Poulin oder Thomas J. Frank, die jeweils Kurse und Templates zum Thema anbieten.

Notion selbst hat aber auch eine eigene Template-Datenbank, in der du stöbern kannst. Dort gibt es Notion-Templates verschiedener Creators in verschiedenen Preisklassen.

Notion-Kurs vs. Template: Was ist besser?

Wenn du selbst in der Lage sein willst, alles von Grund auf selbst zu bauen und alle Blöcke und Verknüpfungen selbst zu machen, ist ein Notion-Onlinekurs auf jeden Fall das Beste für dich. Hier lernst du alles von Grund auf.

Wenn du allerdings schnell ans Ziel kommen willst und es dir nicht super wichtig ist, alles selbst nachbauen zu können - hol dir ein Notion-Template.

Notion im Vergleich zu anderen Tools

Notion vs. Trello: Was ist besser?

Während Trello ein super cooles Tool für Projektmanagement und Teamkollaboration ist, geht Notion noch einen Schritt weiter. Notion ist wie der Alleskönner unter den Tools! Du kannst nicht nur Projekte organisieren, sondern auch Notizen machen, Dokumente schreiben, Aufgabenlisten verwalten und sogar komplexe Datenbanken erstellen. Insgesamt ist Notion einfach das deutlich komplexere Tool.

Das heißt auch: Sich Trello “beizubringen” geht verhältnismäßig schnell, Notion geht etwas länger. Dafür kann es aber auch deutlich mehr Sachen.

Notion vs. Asana: Was passt besser zu mir?

Asana ist schwerpunktmäßig als Projektmanagement-Tool angelegt. Bedeutet: Es geht viel um Workflows, wer macht was, solche Sachen.

Dagegen geht Notion über das reine Aufgabenmanagement hinaus und bietet eine erweiterte Palette von Funktionen. Notion ist wie eine kreative Spielwiese, auf der du nicht nur Projekte und Aufgaben organisieren kannst, sondern auch deine kreativen Ideen und Wissensdatenbanken erstellen kannst.

Das geht zwar bei Asana auch, aber du musst meist mit externen Tools arbeiten und zum Beispiel so etwas wie Google Docs verknüpfen.

Es ist wie eine Kombination aus Projektmanagement und persönlichem Content-Repository. Mit Notion kannst du individuelle Seiten gestalten, Texte schreiben, Bilder einfügen, Tabellen erstellen und sogar Datenbanken strukturieren – alles in einem einzigen Tool!

Während Asana großartig für Teams ist, die eine klare Aufgabenverwaltung benötigen, ist Notion ideal für diejenigen, die ihre Projekte mit mehr kreativem Freiraum und kollaborativen Möglichkeiten gestalten möchten. Du kannst deine eigenen Workspaces so anpassen, wie es für dich und dein Team am besten funktioniert. Hier wird die Zusammenarbeit zu einem interaktiven Erlebnis, bei dem jeder seine kreativen Ideen einbringen kann.

Zusammengefasst: Asana ist hervorragend, wenn es darum geht, die Aufgabenverteilung und den Projektfortschritt im Blick zu behalten. Notion hingegen ist eine All-in-One-Plattform, die über Aufgabenmanagement hinausgeht und es dir ermöglicht, dein kreatives Potenzial voll auszuschöpfen und Wissen zu teilen. Egal, ob du ein Teamplayer oder Einzelkämpfer bist, Notion ist ein kraftvolles Werkzeug, um deine Projekte und Ideen zu organisieren und erfolgreich umzusetzen!

Wenn du das Tool auch in der Zusammenarbeit mit Kunden verwendest (zum Beispiel als Webdesigner), dann kann Asana die bessere Lösung sein, weil es einfacher zu lernen ist.

Fakt ist: Notion überfordert viele beim seltenen Verwenden.

Es gibt sogar einige Leute, die Asana für Kunden-seitige Projekte verwenden und Notion für ihr internes Team und eigene Projekte, weil ihre Mitarbeiter geschult sind.

Notion vs. Todoist

Während Todoist zweifellos ein hervorragendes Aufgabenmanagement-Tool ist, bietet Notion eine ganz andere Ebene von Funktionalität. Todoist ist super, wenn es darum geht, To-Do-Listen zu erstellen, Aufgaben zu verfolgen und Deadline im Blick zu behalten. Es ist schlank und einfach zu bedienen, perfekt für Leute, die ein effizientes Werkzeug für ihre Aufgaben benötigen.

Aber hey, hier kommt Notion ins Spiel und bringt ein ganz anderes Paket! Mit Notion kannst du nicht nur Aufgaben organisieren, sondern auch Notizen machen, Projekte managen, Dokumente schreiben und kreative Ideen festhalten. Es ist wie ein multifunktionales Schweizer Taschenmesser für die Produktivität! Notion ermöglicht es dir, alles an einem Ort zu haben, von Aufgabenlisten über persönliche Ziele bis hin zu Wissensdatenbanken und Team-Collaboration.

Während Todoist ideal für diejenigen ist, die eine einfache und fokussierte Aufgabenverwaltung suchen, ist Notion perfekt für diejenigen, die ihre Arbeit und ihr kreatives Schaffen unter einem Dach vereinen möchten. Wenn du das Ganze ein bisschen flexibler gestalten willst, bist du normalerweise Team Notion.

Noch mehr Alternativen zu Notion

Wenn dir das Tool zu kompliziert bist und du nur Ideen suchst, deine Videos, Artikel und , dann guck dir das recht neue Tool Melon AI an - das ist sozusagen eine softe Version.

Damit kannst du Dinge sammeln, die du interessant findest, und die Künstliche Intelligenz dann so etwas fragen wie: “Was war das noch mal für ein Artikel, in dem ein verrückter australischer Arzt vorkam?”

Notion Calendar

Im Januar 2024 kam „Notion Calendar“ raus. Notion Calendar ist eine eigenständige App und kann mit oder ohne Notion verwendet werden.

Der Notion Calendar soll dich dabei unterstützen, all deine Termine, beruflich und privat, an einem zentralen Ort zu haben um deine Zeitplanung effizient und strukturiert zu gestalten. Du kannst über die App mehrere Kalender miteinander verbinden.

Die App bietet eine integrierte Terminplanung an, das heißt du kannst über die App deine Verfügbarkeit über einen Terminplanungslink teilen, über den man sich direkt Termine bei dir buchen kann und das ganz ohne die Nutzung einer weitere App, wie z.B. Calendly.

Aktuell ist Notion Calendar nur mit dem Google Kalender kompatibel. Es sollen zukünftig noch weitere Kalenderanbieter, wie iCloud und Outlook unterstützt werden.

Die Desktop App ist für Mac und Windows verfügbar, die mobile App gibt es bisher nur für iOS im Apple App Store. Die Notion Calendar App kannst du kostenlos nutzen.

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