Timebutler: Zeit tracken, Urlaube planen & ein kleines bis großes Team koordinieren!
Egal ob du alleine bist oder mit einem Team arbeitest…
Irgendwann merkst du: Es hilft, deine Arbeitszeiten zu tracken.
Und Urlaube zu koordinieren musst du im Prinzip machen, sobald du mehr als nur ein Mensch bist - und sobald ein simples Dokument dazu “zu klein” wirst.
Heißt: Spätestens sobald du mal ein paar Mitarbeiter hast, brauchst du irgendwann ein Tool, mit dem du und dein Team easy und unkompliziert Arbeitszeiten, Urlaubsplanungen und Abwesenheiten erfassen könnt.
Arbeitszeit tracken, Urlaub planen, Tage, an denen man krank war oder einfach den ganzen Tag außerhalb im Kundentermin gesteckt hat…
Wird irgendwann unübersichtlich.
Falls dir jetzt kalter Schweiß ausbricht und daran denkst, dass du das alles ja irgendwie erfassen, eintragen, speichen, koordinieren und am Ende des Tages auch noch auswerten und berechnen musst, DANN solltest du definitiv weiter lesen!
Denn wir stellen dir heute ein Tool vor, mit dem du das alles an einem Ort managen kannst.
Jup, richtig gelesen. Du kannst getrost deinen Excel-Listen, Zeittracker-Tools und whatever lebewohl sagen.Timebutler heißt das Zauberwort.
Was das Tool genau ist und was es alles kann gibt es hier in diesem Artikel.
Neugierig? Let’s go!
Inhaltsverzeichnis:
Was ist Timebutler?
Timebutler ist ein Tool, mit dem du und dein Team eure Arbeitszeiten erfassen und eure Urlaubs- und Abwesenheitszeiten planen und koordinieren könnt. Wenn du um dein Business ein Team aufgebaut hast, kannst du mit Timebutler sogar digitale Personalakten anlegen und pflegen.
Vorab gesagt: Das Tool sieht ehrlich gesagt nicht gerade fancy aus. Eher recht oldschool. 👀
Ist bei so einem Thema aber natürlich eher zweitrangig.
Das Besondere an Timebutler ist, dass du mit dem Tool nicht nur einfach Daten und Zeiten erfassen kannst, sondern damit auch arbeiten und Workflows anlegen kannst. Und das alles automatisiert. Welche coolen Features das Tool so hat, darauf gehen wir später noch genauer ein.
In 2003 hat das Team von Timebutler unter “urlaub-verwalten.de” gestartet und hat sich dann in 2015 in “Timebutler” umbenannt. Die sind also schon ganz schön lange auf dem Markt. Inzwischen gibt es Timebutler auf Deutsch und Englisch und da es heutzutage (zum Glück!) totaler Standard ist, ein internationales Team zu haben, kannst du für die Gehaltsangaben deiner Teammitglieder auf 32 Währungen bei Timebutler zurückgreifen.
Was noch wichtig zu wissen wäre: Es gibt keine spezielle App für das Tool.
Timebutler äußert sich da ganz klar - brauchen wir nicht, unsere Web-Version ist zu 100 Prozent responsive, egal auf welchem Endgerät man Timebutler nutzt. Na dann.
Falls du schon ein anderes Tool oder Programm nutzt, um deine Arbeitszeiten zu tracken, kein Problem! Mit der API-Schnittstelle bei Timebutler kannst du deine Daten und Zeiten integrieren.
Und falls du mal Hilfe brauchst oder Fragen zu dem Tool hast, gibt es auf der Website von Timebutler eine Hilfe und Support Seite, auf der du ein Handbuch und Kurzanleitungen zu den einzelnen Features findest.
Oder du kannst das Kontaktformular nutzen.
Podcast-Tipp: Warum gerade alle das Tool Notion lieben - auch für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern!
Ist Timebutler etwas für dich?
Du hast dein eigenes Business und bist gerade dabei, Mitarbeiter einzustellen? Oder du hast sogar schon ein paar Teammitglieder angestellt? Dann gibt es hier von uns ein definitives Ja.
Das Schöne an Timebutler ist, dass du nicht nur deine Zeit tracken, Urlaubstage und andere Abwesenheitstage erfassen kannst, sondern auch für dein Team. Und das alles mega übersichtlich und einfach zu handeln.
Als Admin gibt es beide Ansichten: Für sich selbst oder für andere.
Wir haben es oben schon kurz erwähnt - du kannst auch Workflows anlegen und bestimmte Prozesse einfach automatisieren, wie zum Beispiel Urlaubsanträge. Und du kannst dir digitale Personalakten anlegen und darin alle wichtigen Infos abspeichern. Oder einfach Infos, die du für wichtig empfindest.
Das Tool an sich ist easy einzurichten und einfach und intuitiv zu bedienen. Das Dashboard ist quasi selbsterklärend. Von uns gibt’s ein thumbs up! 👍🏻
Okay, dann schauen wir uns mal genauer an, was Timebutler alles so kann.
Timebutler: die Zeiterfassung
Fangen wir mit der digitalen Stempeluhr an. 🤗 Also, wie du und dein Team eure Arbeitszeiten digital erfassen könnt.
Eigentlich völlig easy.
(Auch wenn das noch im UX-Design verbessert werden könnte)
Auf “Start” klicken, wenn es losgeht, wenn eine Pause ansteht, auf “Pause” klicken und wenn der Arbeitstag beendet ist, auf “Speichern” klicken. Wenn ein Teammitglied seinen Arbeitstag beendet, also auf Speichern gedrückt hat, kann die Person sogar noch eintragen, woran er oder sie genau gearbeitet hat. Das kann ein bestimmtes Projekt sein, ein bestimmter Kunde, eine ihm zugeteilte Aufgabe oder oder oder.
In Deutschland ist das Thema Arbeitszeit u.a. im Arbeitsschutzgesetz geregelt. Du kannst - mmh, eher gesagt du solltest - die gesetzlichen Vorgaben zum Beispiel wie Pausenzeiten und maximale Arbeitszeit pro Tag bei Timebutler festlegen.
(Du weißt hoffentlich: Dieser Blog ist keine Rechtsberatung!)
Hier noch eine wichtige Info: Der Europäische Gerichtshof hat nämlich schon bereits entschieden, dass die Arbeitszeiten digital erfasst werden müssen.
Es ist nur noch eine Frage der Zeit, ab wann es auch im Arbeitsschutzgesetz verabschiedet wird. Auch wenn du und dein Team vielleicht noch nicht die entsprechende Größe haben, um von den gesetzlichen Vorgaben betroffen zu sein, denken wir, es ist nicht verkehrt, sich auch jetzt schon mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Jedes Teammitglied von dir kann genau sehen, wie lange er oder sie schon eingestempelt ist und wie lange er oder sie Pause gemacht hat. Du kannst das übrigens auch sehen - und zwar von jedem deiner Mitarbeiter.
Und was ist, wenn Folgendes passiert?: Nach der Pause wieder an den LapTop gesetzt und vergessen, die Stempeluhr wieder zu starten…
Da das jedem mal passiert, kannst du bei Timebutler die Arbeitszeiten auch manuell eintragen oder auch Änderungen an den Arbeitszeiten eintragen. Und damit nicht jeder einfach so in der Zeiterfassung rumpfuschen kann, kannst du vorab einstellen, ob Änderungen von dir oder dem Vorgesetzten (je nachdem wie groß dein Business ist) genehmigt werden müssen.
Würden wir auf jeden Fall empfehlen ;-)
Okay, das hört sich doch so weit alles schick an - und wie stempelt man jetzt genau?
Wenn du mit deinem Team in einem Büro sitzt, kannst du zum Beispiel ein Tablet als deine digitale Stempeluhr verwenden. Jedes Teammitglied bekommt seinen eigenen Button, eine persönliche PIN, mit der er sich dann in sein Zeitkonto einloggen kann. Super easy.
Und wenn du und dein Team in verschiedenen Büros, Städten oder sogar Länder sitzen: auch kein Ding, dann loggt sich jeder auf seinem Laptop ein.
Du als Administrator kannst dir die Zeitkonten jederzeit übersichtlich anzeigen lassen. So hast du den vollen Überblick und kannst zum Beispiel genau sehen, wer für welches Projekt wie lange gebraucht hat oder andersherum, welches Projekt die meisten Arbeitsstunden vereinnahmt hat.
Wenn du saisonale Projekte oder so hast, ist es auch mega hilfreich, dass du dir die Zeitkonten in der Kalenderübersicht anschauen kannst. So kannst du super sehen, wann mehr gearbeitet wurde und wann es eher etwas ruhiger zuging. Praktisch, oder?
Timebutler hat auch ein Überstunden-Feature mit dabei. Hier kannst du zum Beispiel nur die Überstunden, die du und dein Team machen, eintragen. Bei dem Feature kannst du auch selber festlegen, wie viele Überstunden gemacht werden dürfen und ob du das Eintragen der Überstunden vorher genehmigen möchtest.
Timebutler: Urlaubsplaner und Abwesenheits-Verwaltung
Gerade wenn dein Team schon etwas größer ist, kann es schon mal unübersichtlich werden, wer wann da ist. Oder den Überblick zu behalten, wer wann nochmal Urlaub machen wollte und das alles so zu genehmigen, ohne dass du zur Urlaubszeit auf einmal alleine im Büro sitzt.
Da bietet sich doch so ein Tool wie Timebutler an, dass das quasi alles für dich übernimmt ;-). Jedes Teammitglied bekommt bei Timebutler ja sein eigenes Nutzerkonto und somit auch sein eigenes Urlaubskonto.
Du kannst dort vorab alles eintragen: wie viele Urlaubstage deine Mitarbeiter haben, Feiertage, wann definitiv kein Urlaub genommen werden sollte (falls notwendig, zum Beispiel bei saisonal bedingten Projekten, Jahresendgeschäft, etc.) und welche Arten von Abwesenheiten es gibt.
Das können Urlaub, Elternzeit, Seminare, Tag im Homeoffice, krank sein, Kundenbesuche außerhalb oder oder oder sein.
Anträge können ganz easy mit einem Klick eingereicht werden. Und das Schöne bei Timebutler:
Das Tool prüft automatisch, ob der neu eingereichte Antrag sich mit einem anderen überschneidet und ob dein Mitarbeiter noch ausreichend Urlaubstage hat. Bei den Urlaubsanträgen kannst du auch selber festlegen, ob du oder ein Vorgesetzter den Antrag vorher genehmigen muss.
Du bekommst automatisch eine Info, wenn jemand einen neuen Antrag einreicht und kannst dir in der Kalenderansicht genau anschauen, wann wer nicht da ist.
Hier ist das ziemlich übersichtlich zu sehen, wer über das Jahr wann Zeit hat oder im Urlaub ist.
Für deine Teammitglieder gilt das auch. In ihren Benutzerkonten können sie sich ebenfalls genau anschauen, wann sie Urlaub genommen haben und wie viele Urlaubstage noch übrig sind.
Ach ja, wenn du magst, kannst du sogar bei den Abwesenheitsanträgen Zusatzfelder mit einbauen. Bei Seminaren und Workshops zum Beispiel, wo sie sind und von wem sie veranstaltet werden.
Oder bei Kundenterminen außerhalb, wie der Kunde heißt. So bist du immer bestens informiert und kannst am Ende des Monats genau schauen, welcher Kunde zum Beispiel besonders betreuungsintensiv ist.
Neue Mitarbeiter und Teammitglieder - die digitale Personalakte
Und hier kommt die cherry on top: Bei Timebutler kannst du sogar Personalakten anlegen, verwalten und führen.
So hast du alle relevanten Infos auf einen Blick verfügbar. Die persönlichen Daten, bei welcher Krankenkasse dein Mitarbeiter ist, welche Steuerklasse er hat, die Steuer-ID, ob Voll- oder Teilzeitjob und welches Gehalt oder Honorar er bekommt.
Apropos Gehalt: Falls du mit einem internationalen Team zusammenarbeitest, kannst du bei Timebutler mit 32 verschiedenen Währungen die Gehälter anlegen und erfassen.
Wenn du magst, kannst du auch variable Vergütungen und Boni in den Personalakten hinterlegen. Hier kannst du übrigens auch selbst bestimmen, wer Zugriff auf diese Daten hat.
Was wir richtig cool finden ist, dass du bei jeder Personalakte individuelle Infofelder hinzufügen kannst. Und die kannst du mit allen Infos füllen, die für dich wichtig sind. Das könnten zum Beispiel Infos über die Ausbildung, ein Studium, wie viel Berufserfahrung er schon hat, ob eine Probezeit vereinbart wurde, wie der Familienstand ist (ledig, verheiratet, Kinder) und und und. Hier hast du echt freie Hand.
Und was richtig praktisch ist und dir auf jeden Fall eine super Übersicht bietet: Du kannst deine Personalakten mit Timebutler auswerten und analysieren. So sparst du dir jede Menge Zeit und hast alles auf einen Blick. Zum Beispiel, wie viele Mitarbeiter von dir Teilzeit oder Vollzeit arbeiten.
Wer muss noch welches Seminar oder welche Weiterbildung machen? Wie viele deiner Mitarbeiter sind noch in der Probezeit oder haben einen befristeten Vertrag? Wer hat alles Boni-Zahlungen erhalten und wofür? Bei wem stagniert das Gehalt schon länger? Du siehst, du hast hier alles auf einen Blick und musst nicht mehr alles in Ordnern, Listen und Co. mühselig zusammensuchen. Thumbs up!
Für deine Mitarbeiter und Teammitglieder: die eigenen Benutzerkonten und Akten
Die Personalakten funktionieren übrigens auch andersherum. Deine Mitarbeiter und Teammitglieder können sich ihr Nutzerkonto, also ihre Akte, ebenfalls ansehen. Wie oben schon kurz erwähnt, du kannst vorher genau festlegen, welche Daten wer sehen kann.
Genauso wie für dich, gibt es für dein Team auch ein Dashboard in ihrem Nutzerkonto, von dem sie alle Features nutzen können.
In der eigenen Akte haben deine Teammitglieder eine komplette Übersicht über ihre Daten, ihre Urlaubstage, ihre Zeitkonten, ihr Gehalt und über ihre Abwesenheiten.
So können sie zum Beispiel genau sehen, wie viele Urlaubstage schon genommen wurden, ob noch Anträge offen sind, die genehmigt werden müssen, wie viele Stunden sie bereits gearbeitet haben, ob Überstunden angefallen sind und so weiter.
Timebutler funktioniert also prima für beide Seiten: für dich als Administrator und Vorgesetzte und für dein Team.
Timebutler - Auswertungen und Analysen
Und was wäre ein Tool ohne die Möglichkeit, alles auszuwerten und zu analysieren? Genau, nur halb so cool.
Bei Timebutler kannst du bei allen Features die Daten auswerten und analysieren. Urlaub, Zeiterfassung und Abwesenheiten.
Oben haben wir es schon geschrieben, die digitalen Personalakten kannst du natürlich auch analysieren und verschiedenste Auswertungen machen.
Wenn du in deinem Administrator-Dashboard zum Berichtcenter gehst, kannst du deine Daten nach Belieben filtern und auswerten.
Du kannst zum Beispiel schauen, wer wie oft krank war. Oder in welcher Abteilung die meisten Überstunden anfallen.
Genauso gut kannst du dir auch anschauen, wer wie viel verdient, wer alles Boni-Zahlungen erhalten und so weiter. Alle Infos, die du benötigst, um zu schauen, wie wo und was in deinem Business läuft.
Im Downloadcenter kannst du dir deine Auswertungen auch herunterladen und zum Beispiel an den Steuerberater oder an deine Personalabteilung weitergeben. Super praktisch!
Preise & Kosten: Was kostet Timebutler?
Bei Timebutler gibt es eine sechswöchige, kostenfreie Testversion, die nach den sechs Wochen einfach ausläuft. Nix sneaky Abo und so, bei dem man in einem Vertrag gefangen ist.
Finden wir spitze, so kannst du in Ruhe schauen, ob Timebutler das richtige Tool für dich ist.
Wenn du herausgefunden hast, dass du ohne Timebutler nicht mehr leben kannst, dann musst du einmal schauen, welche Preisstaffel auf dich zukommt. Timebutler staffelt seine Pakete nämlich nach der Anzahl der Nutzer, also wie groß dein Team ist.
Bis zu fünf Nutzern kannst du Timebutler kostenfrei nutzen - perfekt, wenn du noch am Anfang stehst und gerade noch dabei bist, dein Business und dein Team aufzubauen.
Bis zu 39 Nutzer würde Timebutler im Monat 39,00 EUR kosten. Ein Euro pro Nutzer ist echt ein fairer Preis.
Wenn dein Team mehr als 39 Mitglieder hat, dann würde Timebutler 1,20 EUR pro Teammitglied im Monat kosten. Auch völlig fair.
Du kannst dir aussuchen, wie lange du ein “Paket” buchen möchtest. Dabei kannst du zwischen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich wählen. Wichtig zu wissen: Die Laufzeit verlängert sich nicht automatisch, du musst immer ein neues “Paket” buchen. Was dann auch die Frage nach den Kündigungsfristen überfällig macht.
Zahlen kannst du deine Nutzungsgebühr mit SEPA-Lastschrift, PayPal, giropay, per Überweisung, Sofortzahlung und mit allen gängigen Kreditkarten.
Falls dir das ständige "Erneuern" deiner Nutzungsdauer zu lästig wird, kannst du auch eine Timebutler-Lizenz erwerben und das Programm lokal bei dir installieren. Für Preise und weitere Details müsstest du dich einmal direkt an das Timebutler-Team wenden, das gibt’s dann auf Anfrage.
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